Nicht jedes Dokument lohnt die Automatisierung. Diese Checkliste hilft Ihnen, die passenden Dokumente zu finden - und ihre Logik vorzubereiten, bevor Sie die Vorlage bauen.
Schritt für Schritt
- Sammeln Sie Dokumenttypen mit gemeinsamem Fachwissen. Beginnen Sie mit Typen, bei denen sich freigegebene Klauseln, Alternativen, Bedingungen oder Entscheidungslogik über mehrere Fälle hinweg nutzen lassen. Die Häufigkeit ist hilfreich, aber nicht entscheidend. Ein Dokumenttyp ist die generische Art (etwa ein Arbeitsvertrag), nicht eine einzelne Datei.
- Vergleichen Sie drei echte Beispiele nebeneinander. Muster werden sichtbar, wenn Sie drei Dokumente desselben Typs nebeneinanderlegen. Markieren Sie, welche Textelemente sich wiederholen und welche sich unterscheiden.
- Prüfen Sie die Hebelwirkung. Je mehr freigegebene Logik, Klauselvarianten und juristische Entscheidungen sich für einen Dokumenttyp wiederverwenden lassen, desto mehr gewinnen Sie. Auch geringere Fallzahlen können sich bei hohem Risiko oder hoher Komplexität lohnen.
- Arbeiten Sie die juristische Logik auf. Notieren Sie neben jede Klausel die Bedingung, unter der sie gilt. Fassen Sie Bedingungen zu Gruppen zusammen, definieren Sie einen Standard („solange nicht Antwort X gegeben wird”) und legen Sie je Klausel den Fragetyp fest (Text, Auswahl, Mehrfachauswahl oder Serie). Markieren Sie die Klauseln anschließend in Ihrem Word-Dokument.
Gut zu wissen
- Achten Sie auf Fast-Dubletten. Derselbe Inhalt ist über Dokumente hinweg oft leicht unterschiedlich formuliert. Entscheiden Sie sich für eine Formulierung - oder bieten Sie mehrere in der Vorlage an.
- Charakter per Antwort umschalten. Lassen Sie den Nutzer zum Beispiel zwischen arbeitgeber- und arbeitnehmerfreundlichen Klauseln wählen.
- Nach Hebelwirkung priorisieren. Beginnen Sie dort, wo wiederverwendbares Wissen, Komplexität, Risiko oder die Nutzung im Team den größten Wert schafft, und verfeinern Sie anschließend.