Sie haben verschiedene Möglichkeiten in einer Vorlage zusammen zu arbeiten:

  • Wurde die Rolle des Superadmins zugeteilt, kann dieser Nutzer auf alle im Account bestehenden Vorlagen zugreifen und diese ohne Einschränkung bearbeiten.

Für alle anderen Rollen gilt:

  • Alle von Ihnen erstellten Vorlagen können Sie bearbeiten, ohne dass dabei eine Kopie entsteht. Möchten Sie eine Kopie erstellen, etwa um den aktuellen Stand der Vorlage zu sichern, können Sie diese über die drei Punkte kopieren.

  • Wurde Ihnen eine Vorlage von einem anderen Nutzer nur freigegeben, haben Sie keine Möglichkeit, direkt in der Vorlage mit dem anderen Nutzer zusammenzuarbeiten. Sie können die Vorlage nur verwenden oder eine Kopie erstellen, die Sie anschließend bearbeiten können. Wenn Sie diese Kopie bearbeiten, wird dabei keine weitere Kopie erstellt - nur wenn Sie auf die Ihnen freigegebene Vorlage klicken und dort den Button “Kopieren und bearbeiten” betätigen. 
  • Wurde Ihnen eine Vorlage freigegeben und der Team-Modus aktiviert, können alle berechtigten Nutzer gemeinsam in dieser Vorlage arbeiten, ebenfalls ohne dass eine Kopie erstellt wird.

Freigeben 

Klicken Sie zum Freigeben einer Vorlage im Dashboard auf die freizugebende Vorlage, dann auf die drei grauen Punkte, dann auf FREIGEBEN. Wählen Sie die einzelnen Nutzer, denen die Vorlage freigegeben werden soll (oder auch eine gesamte Nutzergruppe) durch Klick auf die grauen Punkte neben den Namen, die nun rechts im Bild aufgelistet werden, aus. Sie können auch spezifische Nutzer suchen, indem Sie den Namen in das Suchfeld eingeben. 

Die freigegebene Vorlage erscheint im Dashboard dieser ausgewählten Nutzer und kann von diesen entweder zum Erstellen von Dokumenten verwendet oder als Kopie bearbeitet werden. Die ursprüngliche Vorlage bleibt unverändert.

Teammodus aktivieren und deaktivieren

Geben Sie die Vorlage zur zeitgleichen Bearbeitung für Ihr Team frei, indem Sie im Bearbeitungsmodus unter OPTIONEN ein Häkchen bei “Team-Modus aktivieren” setzen. Alle Nutzer denen die Vorlage freigegeben ist, können nun mit Ihnen gemeinsam an dieser arbeiten.

Tipp

Behandeln Sie das Rechtemanagement mit Vorsicht, da jeder Bearbeiter Änderungen vornehmen kann, die für alle gelten.