Mit Einladungen senden Sie eine Vorlage an jemanden außerhalb Ihrer Organisation - eine Mandantin oder einen Kollegen -, damit sie sie selbst ausfüllt. Dabei behalten Sie die Kontrolle darüber, was die Person sehen und exportieren kann.

Das Menü Einladungen ist in vier Spalten gegliedert:

  • Ausgang - von Ihnen gesendete Einladungen oder Entwürfe.
  • Eingang - fertige Dokumente, die an Sie zurückgesendet wurden.
  • Geschlossen - abgeschlossene und archivierte Einladungen.
  • Vorlage - gespeicherte Einladungs-Vorlagen zur Wiederverwendung.

Einladung erstellen und senden

  1. Klicken Sie unten links auf Neue Einladung. Es öffnet sich ein Fenster zur Einrichtung.
  2. Füllen Sie die drei Pflichtfelder aus: Titel, Vorlage und mindestens eine Empfänger-E-Mail-Adresse.
  3. Optional legen Sie fest:
    • Ablauffrist - wie lange der Link gültig ist (standardmäßig 7 Tage).
    • Individuelle Willkommensnachricht - wird dem Empfänger angezeigt, bevor er zur Vorlage gelangt.
  4. Unter Erweiterte Einstellungen steuern Sie, was der Empfänger tun darf:
    • Eine Kopie des Dokumentes erhalten - Sie erhalten eine fertige Kopie; der Empfänger kann seine eigene weiterhin exportieren.
    • Export verhindern - der Empfänger kann nicht exportieren; Sie erhalten die Kopie (aktiviert Eine Kopie des Dokumentes erhalten automatisch).
    • Nur Fragenkatalog veröffentlichen - der Empfänger sieht nur den Fragebogen, nicht das vollständige Dokument, und kann es nicht exportieren (aktiviert die beiden Optionen oben automatisch).
    • Individueller Briefkopf - wählen Sie ein eigenes Layout für die Vorlage in dieser Einladung.
  5. Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, um später fortzufahren, oder auf Einladung senden, um sofort zu senden.

Tipp: Speichern Sie eine oft genutzte Einrichtung über Als Vorlage speichern als Vorlage, damit Sie sie nicht jedes Mal neu anlegen müssen.

Was nach dem Senden passiert

  • Die Einladung steht 15 Sekunden lang auf Einladung wird gesendet - klicken Sie in diesem Fenster auf Rückgängig machen, um sie zurückzuholen (sie wird wieder zum Entwurf). Danach wechselt sie auf Gesendet.
  • Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link. Öffnet er sie, wechselt der Status auf Geöffnet.
  • Sie möchten stoppen? Öffnen Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Einladung widerrufen - der Empfänger sieht dann, dass der Zugriff entzogen wurde.
  • Sobald der Empfänger fertig ist, wandert die Einladung nach Geschlossen, wo Sie sie über das ⋯-Menü archivieren können.

Bei „Eine Kopie des Dokumentes erhalten” oder „Nur Fragenkatalog veröffentlichen”

  • Eine Kopie des Dokumentes erhalten: Beim Empfänger wird aus Export die Schaltfläche Export & Send. Nach dem Klick wandert die Einladung nach Eingang - öffnen Sie sie mit Dokument öffnen, bearbeiten und exportieren Sie sie selbst und nutzen Sie dann Als geschlossen markieren.
  • Nur Fragenkatalog veröffentlichen: Der Empfänger sieht nur den Fragebogen und kann seine Antworten lediglich über Absenden zurückschicken - exportieren kann er das Dokument nicht.

Vorlagen

Speichern Sie eine Einladung als Vorlage, um ihre Einrichtung wiederzuverwenden. Sie erscheint in der Spalte Vorlage; mit Vorlage verwenden starten Sie eine neue Einladung daraus, über das ⋯-Menü bearbeiten Sie die Vorlage selbst.