Messe München GmbH

Fallstudie

Die Messe München entwickelte zentral gepflegte, zweisprachige interaktive Vorlagen für mehrere Vertragsarten. Mitarbeitende nutzen die geführten Fragebögen über das Intranet; die Rechtsabteilung verwaltet die freigegebenen Formulierungen zentral. So beginnt jeder Fall mit einem passenden, aktuellen Dokument, ohne zusätzliche Unterstützung durch die Rechtsabteilung zu erfordern.

Die Vergangenheit

Vor der Implementierung von Lawlift gab es im Unternehmen keine zentralen und verbindlichen Vertragsvorlagen. Unterschiedliche Versionen kursierten und dienten ohne Abstimmung mit der Rechtsabteilung als Grundlage für neue Verträge. Das führte zu fehlerhaften Formulierungen, veralteten Klauseln und uneinheitlichen Regelungen. Selbst Vertragsarten mit vertrauten Mustern verursachten viele Rückfragen zur Vertragserstellung, banden juristische Ressourcen und verzögerten den Prozess.

Der neue Ansatz

Mit Lawlift führte die Messe München zentral gesteuerte Vertragsvorlagen ein, die Mitarbeitende ohne kontinuierliche Unterstützung der Rechtsabteilung zum passenden Dokument führen. Die Vorlagen stehen auf Deutsch und Englisch bereit und unterstützen damit internationale Teams und standortübergreifende Zusammenarbeit. Die zentrale Pflege erhöhte die Konsistenz und reduzierte zugleich den Arbeitsaufwand der Rechtsabteilung.

Impact

Der Einsatz von Lawlift hat die Rechtsabteilung deutlich entlastet. Rückfragen zur Vertragserstellung sind zurückgegangen, sodass sich das Team stärker auf komplexe Sachverhalte, strategische Rechtsfragen und innovative Projekte konzentrieren kann. Die Mitarbeitenden profitieren von einem einfacheren, effizienteren Prozess auf Basis zentral freigegebener Formulierungen; dadurch werden auch die Geschäftsprozesse beschleunigt.

Mit Lawlift können die Mitarbeiter nun selbstständig wichtige Vertragsdokumente wie NDAs, Tauschverträge, Kündigungen und Vertragspakete aus verschiedenen Verträgen erstellen.

Durch die Einführung von Lawlift hat sich der Zeitaufwand für die Vertragserstellung und -pflege erheblich reduziert. Zuvor wurden über 800 Stunden pro Jahr für die Vertragserstellung und mehr als 700 Stunden pro Jahr für die Pflege aufgewendet. Mit Lawlift konnten diese Zeiten auf etwa 100 Stunden pro Jahr für die Erstellung und etwa 150 Stunden pro Jahr für die Wartung reduziert werden. Die Einführung von Lawlift hat zu einer Zeitersparnis von etwa 82 % geführt.

Das Profil

Die Messe München GmbH ist Messeveranstalter und Betreiber des Messegeländes Messe München, des ICM - Internationales Congress Center München, des Conference Center Nord und des MOC Veranstaltungscenter München. Mit 60 Fachmessen für Investitions- und Konsumgüter sowie Neue Technologien am Standort München und weltweit, 13 Tochtergesellschaften in Europa, Asien und Südamerika sowie rund 70 Auslandsvertretungen in über 100 Ländern ist die Messe München eine der weltweit größten Messegesellschaften. Die Brutto-Ausstellungsfläche der insgesamt 18 Hallen der Messe München umfasst insgesamt 200.000 m² Ausstellungsfläche, hinzu kommen rund 414.000 m² Freigelände, die mit Abstand größte Freifläche aller Messegesellschaften in Deutschland.