Ihre Vorlagen sind mit Lawlift automatisiert - jetzt sollen sie im Unternehmen ankommen. Da jede Einführung anders verläuft, verstehen Sie die folgenden Praxistipps als Anregung.
Der Rollout in vier Schritten:
- Nutzergruppen identifizieren
- Lawlift bekannt machen (Newsletter, SharePoint)
- Wissen und Fähigkeiten vermitteln (Videos, Hilfe, Akademie)
- Über verfügbare Vorlagen informieren
1. Rollout vorbereiten
Ein gelungener Rollout beginnt damit, die eigenen Nutzergruppen zu kennen. Klären Sie, wo, wie und von wem Lawlift künftig genutzt werden soll:
- Welche Zielgruppe soll erreicht werden, wie groß ist sie und über welche Kanäle ist sie erreichbar?
- Erstellen die Nutzer selbst Vorlagen (Autoren) oder nutzen sie nur automatisierte Vorlagen?
- Gibt es Vorkenntnisse oder technische Affinität?
- Wie läuft die Dokumentenerstellung heute - und sind Konkurrenzprodukte im Einsatz?
2. Sichtbarkeit erhöhen
Zunächst sollten alle Mitarbeitenden zentral von der Einführung erfahren. Bewährt haben sich:
- Interner Newsletter - regelmäßig versendet, mit „Was ist Lawlift?”, Vorteilen, Erfolgsgeschichten und - falls vorhanden - Publikationslinks.
- Legal-Tech-Seite (z. B. in SharePoint) oder Knowledge-Base, die alle Infos bündelt: Publikationen, Lawlift-Akademie, Hilfeseite und einen internen Ansprechpartner.
- Visuelles Onboarding - ein kurzer Lawlift-Trailer oder ein Erklärvideo für neue und bestehende Mitarbeitende; alternativ eine PowerPoint-Präsentation.
3. Wissen und Fähigkeiten vermitteln
- Autoren (erstellen und verwalten Vorlagen): am schnellsten über die Lawlift-Akademie sowie Videos und Artikel in der Hilfe - am besten, indem sie einfache Vorlagen selbst bauen.
- Dokumentenersteller (arbeiten mit Publikationslinks oder der Rolle „Read only”): Ein kurzes Video oder eine PowerPoint nimmt die Scheu und beantwortet die typischen Fragen - Wie öffne ich eine Publikation? Wie fülle ich den Fragebogen aus? Wie exportiere ich ein Dokument? Machen Sie deutlich, dass das jetzt schnell und ohne die Rechtsabteilung geht.
- Für alle Mitarbeitenden: Benennen Sie einen Ansprechpartner und halten Sie regelmäßige Meetings für Fragen und Feedback. Führen Sie eine Statusübersicht der Vorlagen (welche gibt es, welche sind fertig, welche in Arbeit, wer ist verantwortlich). Und schalten Sie alte Lösungen ab, um zur Nutzung zu motivieren.
Tipp: Bauen Sie einen eigenen Reiter „Vorlagen” direkt in Word ein, unter dem Ihre Mitarbeitenden die Publikationslinks finden.
4. Cheat Sheet für Publikationen
Eine Übersicht der Funktionen erleichtert Ihren Mitarbeitenden den Einstieg in die Publikationen. Laden Sie unsere Vorlage herunter und passen Sie sie an Ihre Anwendungsfälle an:
